Auszug - Einladungen des Bezirksamts per E-Mail zusenden  

Hr. Schwarzenauer (Fraktion B´90/Grüne) erläutert den Antrag. Es sei die Idee, das Medium PC bzw. Internet mehr zu nutzen, um Einladungen zu versenden. Einerseits könnten somit die Kosten für den Bezirk gesenkt werden, andererseits ginge es schneller. Alle diejenigen, die kein Internet hätten, würden weiterhin über den üblichen Postweg eingeladen.

Fr. Halten-Bartels (CDU-Fraktion) fragt, ob die Einladungen für die Ausschüsse mit inbegriffen seien.

Hr. Schwarzenauer (Fraktion B´90/Grüne) antwortet, dass die Ausschüsse damit nicht gemeint seien.

Fr. Hansen (SPD-Fraktion) bittet, im Antrag die Worte „vornehmlich per E-Mail“ zu streichen und nur „auf Wunsch per E-Mail zu zusenden“ stehen zu lassen.

Des Weiteren führt sie aus, dass es noch Allris gebe, wo eine Menge eingestellt sei. Sie fragt, ob es noch mehr Nutzungsmöglichkeiten geben würde.

Hr. Reimann (Seniorenvertretung) würde die Einladungen per E-Mail begrüßen.

Fr. Dr. Timper (SPD-Fraktion) fragt, ob Allris im Intranet und der dort enthaltene Kalender öffentlich sei.

Hr. BzStr Krüger ergänzt, dass sämtliche Termine, an denen auch Bürgerinnen und Bürger teilnehmen können, in das Intranet unter „aktuelle Termine“ eingestellt seien. Allris sei nur für den internen Gebrauch bestimmt.

Fr. Centgraf (Fraktion B´90/Grüne) würde sich wünschen, dass sämtliche Termine automatisch auf die Palms übertragen werden, damit man diese nicht noch einmal manuell eingeben müsse. Im Antrag sollen die Worte „vornehmlich per E-Mail bzw.“ gestrichen werden.

Um 17.50 Uhr übernimmt der Ausschussvorsitzende die Sitzungsleitung.

Fr. Hansen (SPD-Fraktion) äußert sich dahingehend, dass dieser Antrag ein gesonderter Antrag sein müsste, der über den Haushaltsausschuss ginge, da im Falle einer Umsetzung neue Technik notwendig sei.

Hr. Schwarzenauer (Fraktion B´90/Grüne) meint dazu, dass in Allris bereits die technischen Möglichkeiten vorgegeben seien (Kalendersystem). Dort könnten sämtliche Termine eingetragen werden.

Fr. Hansen (SPD-Fraktion) sagt, dass ihr der Antrag, je länger man darüber diskutiere, immer unklarer werde. Sie möchte die antragstellende Fraktion darum bitten, „Allris“ aus dem Antrag zu streichen, dieses in einen gesonderten Antrag zu packen und eine neue Formulierung zu wählen.

Fr. Centgraf (Fraktion B´90/Grüne) erläutert, dass jedes System anders sei. Es müsse nicht sein, dass man die Termine per Hand eintrage, wenn es doch die Möglichkeit gebe, diese digital zu übertragen.

Hr. Schwarzenauer (Fraktion B´90/Grüne) verdeutlicht nochmals, dass die elektronischen Einladungen nicht für Ausschüsse gelte, sondern es um öffentliche Veranstaltungen ginge, die dort eingetragen werden sollten. Wie das technische Prozedere umgesetzt werde, sei Sache der Verwaltung bzw. der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Darüber könne man im Ausschuss  nicht entscheiden.

Hr. Weuthen (FDP-Fraktion) findet, dass die Wortwahl des Antrages unglücklich sei. So gebe es Formulierungen, die nicht hundertprozentig aussagekräftig seien, so dass man sie so oder so auslegen könnte. Einladungen per E-Mail zu versenden wäre ja kein Problem. Auch in Allris könnte man mit der Terminkalenderfunktion Termine eintragen. Er verstehe nun nicht, worüber man hier im Ausschuss diskutiere.

Fr. Dr. Timper (SPD-Fraktion) meint, dass, wenn es eine Kalenderfunktion in Allris gebe, der Wortlaut des Antrages umgestellt werden müsste.

Fr. Halten-Bartels (CDU-Fraktion) erwähnt, dass es seinerzeit vom BVV-Büro eine Umfrage gemacht wurde, wer die Einladungen zukünftig per Mail oder wer die Einladungen wie gewohnt über den normalen Postweg erhalten möchte. Sie fragt, ob es darüber ein Abstimmungsergebnis geben würde.

Hr. Wendt (Fraktion B´90/Grüne) fügt hinzu, dass jeder, der es möchte, seine Einladungen auch weiterhin über den Postweg erhalten könne, selbst dann, wenn derjenige über eine E-Mailadresse bzw. ein Internetanschluss verfüge.

Fr. Centgraf (Fraktion B´90/Grüne) schlägt folgenden Formulierungsvorschlag vor: „Das Bezikrsamt wird aufgefordert, Einladungen des Bezirksamts zu Veranstaltungen auf Wunsch nur per E-Mail zu zusenden. Weiter sollte ein Kalender in Allris alle Veranstaltungen und Termine zu denen der Bezirk einlädt, aktuell dargestellt werden. Der BVV ist bis zum 31. Januar 2009 zu berichten.“

Hr. Weuthen (FDP-Fraktion) sieht darin das Problem, dass der Kalender für jeden öffentlich zugänglich sein. Nun sei es aber so, dass die Einladungen nicht alle betreffen würden.

Hr. Wendt (Fraktion B´90/Grüne) hält dagegen, dass es in dem Kalender die Möglichkeit gebe, einen öffentlichen und einen nicht öffentlichem Teil einzupflegen.

Fr. Andres (SPD-Fraktion) fragt sich, was daran so schwierig sei, seine Termine manuell einzutragen.

Hr. Wendt (Fraktion B´90/Grüne) bittet um Abstimmung über den Änderungsantrag:

Der Ausschuss für Bürgerdienste, Ausbildungsförderung und Personal

empfiehlt der BVV,

die BVV möge beschließen:

Das Bezirksamt wird aufgefordert, Einladungen des Bezirksamts zu Veranstaltungen  auf Wunsch nur per E-Mail zu zusenden. Weiter sollten im Kalender in Allris alle Veranstaltungen und Termine, zu denen der Bezirk einlädt, aktuell dargestellt werden.

Der BVV ist bis zum 31.01.2009 zu berichten.

Ursprungstext:

Das Bezirksamt wird aufgefordert, Einladungen des Bezirksamts zu Veranstaltungen vornehmlich per E-Mail bzw. auf Wunsch nur per E-Mail zu zusenden. Weiter sollte ein Kalender in Allris und auf den bezirkseigenen Seiten eingestellt werden, in dem alle Veranstaltungen und Termine zu denen der Bezirk einlädt, aktuell dargestellt werden.

Der BVV ist bis zum 30. November 2008 zu berichten.

Abstimmungsergebnis:

dafür:   einstimmig      dagegen:                     Enthaltung: