Zielorientiert und bürgernah: Die Steuerungsstruktur der Bürgerämter im Fokus

In den vergangenen vier Jahren haben die Bezirke und die Senatsverwaltung intensiv zusammengearbeitet, um die Servicequalität der Bürgerämter spürbar zu erhöhen. Die Leitidee dabei war eine bürgernahe, freundliche und zeitgemäße Verwaltung. Zu diesem Zweck wurde eine Expertengruppe etabliert, bestehend aus politischen Entscheidungsträgerinnen und -trägern und fachlichen Vertreterinnen und Vertretern der Bürgerämter.
Innerhalb dieser Strukturen arbeiten die Bezirke und die Senatsverwaltung partnerschaftlich zusammen, um positive Veränderungen umzusetzen. Datenmanagement sorgt für effiziente Prozesse, indem es Informationen sammelt und Empfehlungen zur Optimierung gibt. Dieser Datenschatz umfasst nicht nur Zahlen, sondern bietet wertvolle Erkenntnisse für die Arbeit, wie bereits 2018 mit einem eigenen Instrumentarium zur Effizienzmessung der Bürgerämter.
All diese Fortschritte sind auf eine Verwaltungsvereinbarung von 2019 zwischen Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport (jetzt Senatskanzlei) und Bezirken zurückzuführen, der die Kontrolle und Führung der Bürgerämter regelt. Die Bürgerämter haben klare Ziele definiert, was Kosten, Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie Einwohnerbedürfnisse betrifft und diese gemeinsam zwischen Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport (jetzt Senatskanzlei) und Bezirken vereinbart. Zusätzlich wurde ein Prognosemodell entwickelt, um den künftigen Personalbedarf anhand bewährter wissenschaftlicher Methoden abzuschätzen.
Alle diese Kennzahlen fließen in die Software D:ASH ein, die eine visuelle und analytische Aufbereitung der Daten ermöglicht.
Dieser Fortschritt lässt sich mit einem Auto vergleichen: Die Bürgerämter sind der Motor, engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Kraftquelle, die Überwachungseinrichtungen repräsentieren Lenkung und Steuerung, während Kennzahlen als Sensoren dienen. Der Lenkungskreis Bürgerdienste fungiert als Fahrer, der die Richtung bestimmt.