Maurice Heinrich, Stephan Stahlberg und Roumen Roussinov:"Die behördenübergreifende Zusammenarbeit im Projekt besonderes elektronisches Behördenpostfach war der Schlüssel zum Erfolg"

Erfahren Sie in diesem Interview mehr von Maurice Heinrich, Stephan Stahlberg und Roumen Roussinov. Die drei Kollegen haben sich während der Einführung des IKT-Basisdienstes „besonderes elektronisches Behördenpostfach“ (beBPo) speziell für die behördenübergreifende
Zusammenarbeit eingesetzt. Das beBPo ist ein Kommunikationskanal zum sicheren und datenschutzkonformen Versenden elektronischer Dokumente, vor allem an die Justiz, und wurde im Bezirksamt Neukölln von Berlin und in weiteren Berliner Behörden pilotiert.

1. Sie haben über mehrere Monate an der Pilotphase des beBPo teilgenommen. Was genau war Ihre Aufgabe?

Wir erkannten, dass wir angesichts der gesetzlichen Frist zum 01.01.2022 schnell und entschieden handeln mussten, damit unsere Fachämter nicht den Anschluss zum Rechtsverkehr verlieren. Die Einführung des beBPo auf Ebene der Fachämter und Serviceeinheiten war erkennbar die einzige Lösung, doch hatte kein einzelner Bereich die erforderlichen geeigneten Personalressourcen für ein bezirksamtsweites „Deployment“. Wir entschlossen uns daher, die „Last“ der Einführung auf mehrere „Schultern“ zu verteilen. Da verschiedene organisatorische, technische und juristische Fachfragen zu klären waren, haben sich der IT-Stellenleiter, ein Jurist aus dem Rechtsamt sowie der Leiter der Organisationseinheit E-Government & Innovation im Steuerungsdienst zu einem Einführungsteam zusammengefunden und aufgrund eines Beschlusses des Bezirksamtsgremiums das Mandat zur Umsetzung als Team im Bezirksamt Neukölln von Berlin gemeinsam wahrgenommen.

Die OE E-Government & Innovation übernahm dabei die Federführung und Kommunikation mit den Fachämtern und Serviceeinheiten sowie mit der Senatsverwaltung. Sie organisierte zahlreiche klärende Gespräche, um die letzten Details für eine erfolgreiche Antragstellung und Vorbereitung der Fachämter zu gewährleisten.

Die IT-Stelle hat die notwendigen Dateisystem- und Netzwerk-Strukturen, die Software und die Grundkonfiguration zur Verfügung gestellt und es den technischen Ansprechpartner:innen der Fachämter ermöglicht, die individuelle Konfiguration ihrer Postfächer selbständig vorzunehmen.

Das Rechtsamt übernahm zunächst die Rolle des hausinternen Piloten, um aus den gewonnenen Erfahrungen Probleme bei den anderen Ämtern und Bereichen vorwegzunehmen. Auch die Dokumentation der Einrichtung und Benutzung der Postfächer sowie die fachliche Beratung der koordinierenden Ansprechpartner:innen der Fachämter, die ihrerseits die jeweiligen Postfachnutzer an ihre neue Aufgabe heranführen mussten, konnte das Rechtsamt übernehmen. Die gleiche gegenseitige Unterstützung haben wir dann auch bei der Pilotierung des SendeClients in unserem Jugendamt angewandt.

2. Welcher konkrete Mehrwert liegt aus Ihrer Perspektive in der Erprobung von Basisdiensten wie zum Beispiel dem beBPo in einer Pilotbehörde?

Wir konnten einmal auftretende technische Hürden frühzeitig identifizieren und verschiedene Lösungen ausprobieren, um dann den anderen Ämtern und Bereichen gleich ein funktionierendes Optimum anbieten zu können.

Ferner ließen sich so auch technisch-funktionelle sowie rechtliche Risiken identifizieren und deren Wirkung bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Funktion, beziehungsweise des technischen Dienstbetriebes eindämmen, um drohende Schäden abzuwenden.

Durch den pilotbasierten Testbetrieb konnten wesentliche Erkenntnisse für den Echtbetrieb gesammelt werden. Idealerweise findet der Pilotbetrieb mit zeitlichem Vorlauf vor dem Echt-/Basisbetrieb statt, um potentielle Hürden vor Echtbetrieb zu beseitigen. Aufgrund unserer Arbeitsaufteilung konnte der SendeClient im Jugendamt, trotz einiger Hürden, letztlich aber erfolgreich parallel zum Echtbetrieb des beBPo-HauptClients pilotiert werden.

3. Sollte Ihre Behörde für einen anderen Basisdienst wieder Pilotbehörde werden, was würden Sie persönlich wieder genauso machen? Was würden Sie anders machen?

Die Aufgabe auf eine Vielzahl an Mitarbeitenden zu verteilen und mit Nutzenden gemeinsam die Veränderung mit viel Kommunikation und Transparenz zu begleiten, ist aus unserer Sicht ein wichtiger Erfolgsfaktor.

In jedem Fall würden wir wieder ein bereichsübergreifendes Einführungsteam aus intrinsisch motivierten Mitarbeitenden etablieren und projektbasiert umsetzen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die parallele und (im besten Falle) frühzeitige Absprache, respektive der Austausch mit Betroffenen aus anderen Behörden, um auf bestehende Lösungen und Erfahrungswerte zurückzugreifen und diese im Sinne einer Best Practice nachzunutzen.