Grit Perzynski: „Wesentliche Verfahrensbeschleunigung durch Digitalen Antrag“

Erfahren Sie in diesem Interview mehr von Grit Perzynski, Sachbearbeiterin im Bereich Digitalisierung, mit den Aufgabenschwerpunkten E-Akte und Geschäftsprozesserhebung und– Optimierung in der Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Frau Perzynski war maßgeblich für die Umsetzung des Online-Antrages „Schadenersatzleistung – Kfz-Schäden“ verantwortlich. Wir fragen nach, was die Digitalisierung des Antrags auf Kfz-Schadenersatz bedeutet und warum das den Berlinerinnen und Berlinern sowie Verwaltungsmitarbeitenden viel Zeit und Arbeit spart.

Frau Perzynski, seit Dezember 2021 können Bürgerinnen und Bürger nach einem Verkehrsunfall Schadenersatzforderungen gegen das Land Berlin mithilfe eines digitalen Antrages geltend machen. Was sind die Vorteile des Digitalen Antrags und welche Erfahrungen haben Sie mit diesem Tool gemacht?

Auch wenn mir der Titel „Digitalisierungsheldin“ sehr schmeichelt, gestatten Sie mir jedoch den Hinweis, dass ein Held in der Regel ein Einzelkämpfer ist, wie z. B. Superman. Ich dagegen betrachte mich eher als einen Teil eines kompetenten Teams, welches mich –intern wie extern – bei der (Umsetzung der) Digitalisierung des Antrages unterstützt hat.

Um die Vorteile besser zu veranschaulichen, möchte ich Sie gerne auf eine kleine Zeitreise mitnehmen: Bevor es den Digitalen Antrag gab, haben die Bürgerinnen und Bürger im Schadenfall einen formlosen Antrag, meist in Papierform bei der Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin), eingereicht. Daraufhin wurde dem Bürger ein Formular zugesandt, welches er ausfüllen und erneut zurücksenden musste. Naturgemäß hat diese Vorgehensweise eine gewisse Zeit in Anspruch genommen. Da die Mitarbeitenden der SenFin seit 2016 flächendeckend mit der Elektronischen Akte arbeiten, mussten alle eingehenden Unterlagen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingescannt werden, um diese sodann in der E-Akte weiter bearbeiten zu können.

Einen großen Vorteil für die Bürgerinnen und Bürger sehe ich jetzt darin, dass der Antrag papierlos von verschiedenen Endgeräten aus sowie ortunabhängig eingereicht werden kann. Nach Antragstellung liegt das Dokument sodann – innerhalb weniger Minuten, nach Absendung – rechtssicher und datenschutzkonform zur weiteren Bearbeitung in der E-Akte vor. Dies zieht eine wesentliche Verfahrensbeschleunigung nach sich
Aktuell wird die digitale Antragstellung noch nicht allzu häufig genutzt, allerdings steht der Antrag erst seit anderthalb Monaten bereit. Ursächlich dafür könnte sein, dass es im aktuellen Zeitraum bisher offenkundig noch nicht so viele Verkehrsunfälle mit landeseigenen Fahrzeugen gegeben hat.

Das der Digitale Antrag von unseren Bürgerinnen und Bürgern sehr gut angenommen wird, zeigt die anhaltend hohe Anzahl an Entschädigungsanträgen nach dem Infektionsschutzgesetz, welche ebenfalls digital gestellt und von der SenFin bearbeitet werden. Seit April 2020 sind mittlerweile mehr als 30.000 Anträge bei der SenFin eingegangen. Die Zurverfügungstellung der Flächen für eine Lagerung all dieser Anträge stellen aufgrund der digitalen Umstellung nunmehr kein Problem mehr dar.

Wie lange hat die Entwicklung des Digitalen Antrags gedauert und gab es Stolpersteine oder auch Erfolge auf dem Weg zur Digitalisierung?

Die Entwicklung des Antrags ging relativ schnell. Die Anforderung des Fachbereichs haben wir in vier Workshops aufgenommen und entsprechend verwertet und im Anschluss das Formular mit Hilfe der IMTB designt. Da wir den Fokus nicht nur auf den Mehrwert des Digitalen Antrags für die Bürgerinnen und Bürger legten, sondern auch den Bearbeitungsprozess selbst für die Mitarbeitende der SenFin optimieren wollten, war von Beginn an unsere Zielstellung den gesamten Workflow zu digitalisieren – das heißt, nach der Fertigstellung des Digitalen Antrags ist die Schnittstelle zwischen Digitalem Antrag und der E-Akte entwickelt worden. Dafür ist das bePortal als Intergrationsplattform „Intrexx“ genutzt worden. Dies wiederum stellte uns vor so einige technische Herausforderungen, welche wir mit Hilfe und der Expertise von externen Projektpartnern erfolgreich lösen konnten.

Sie waren mit dem BDA Teil der Digitalisierungswerkstätten im Oktober. Berlinerinnen und Berliner hatten dabei die Gelegenheit auch den Antrag auf Kfz-Schadenersatz auf Nutzerfreundlichkeit zu testen. Inwiefern sind die Ergebnisse des Workshops in die Endversion des Antrags eingeflossen?

Der Antrag hatte im Oktober 2021 schon den Reifegrad, dass Anpassungen bzw. Änderungen unseren Go-live Termin im Dezember 2021 gefährdet hätten. Die Empfehlungen der Bürgerinnen und Bürger werden wir auf jeden Fall aufgreifen und in der nächsten Version einfließen lassen.