Tagesordnung - 30. (öffentliche) Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung  

Im ersten Zwischenbericht zur Drucksache VII/0595 ("Einsatz von E-Mailverschlüsselung im Amt") ist zu entnehmen, dass das Land Berlin ein E-Government-Gesetz plant. Ferner will das ITDZ eine berlinweite Einführung von De-Mail anstreben, die auch das Bezirksamt gedenkt, einzusetzen.

1. Ist dem Bezirksamt bekannt, mit welchen De-Mail-Anbietern das Land (bzw. das ITDZ) in Verhandlung steht - und wenn ja: welche sind das?
2. Kommt ein De-Mail-Gateway zum Einsatz - und wenn ja, wird es einen eigenen De-Mail-Gateway auf Bezirksebene geben?
3. Mit Hilfe welcher vorhandenen Technologien/Software/Plugins plant das Bezirksamt eine Integration von De-Mail in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur und welche sind dafür zu beschaffen?
4. Wie sieht das Bezirksamt die Möglichkeiten zur Integration von De-Mail in bestehende Prozesse?
5. Wie hoch schätzt das Bezirksamt den Schulungsaufwand für Mitarbeiter?
6. Kann das Bezirksamt nachvollziehen, dass Einwohner des Bezirks von De-Mail Abstand nehmen, wenn im Gegensatz zur Zustellung per Einschreiben, bei dem nach § 4 VwZG im Zweifel die Behörde den Zugang und dessen Zeitpunkt nachweisen muss, bei De-Mail der Empfänger den Nichtzugang bzw. den verspäteten Zugang nach § 5a VwZG nachweisen muss?
7. Kann das Bezirksamt nachvollziehen, dass Einwohner des Bezirks von De-Mail Abstand nehmen, wenn sie vor der Nutzung nach §3 Absatz 4 Nr. De-Mail-G einwilligen müssen, dass die Nachrichten auf Schadsoftware durch einen akkreditierten Diensteanbieter geprüft werden, weil dies automatisch deutlich macht, dass De-Mail keine vertrauliche Kommunikationsbeziehung zwischen Absender und Empfänger vorsieht?
8. Wenn es einen De-Mail-Gateway gibt: Werden E-Mails mit sensiblen Daten unverschlüsselt innerhalb des Verwaltungsnetzes übertragen und ist dies für sensible Daten (z. B. Personaldaten, medizinische Befunde, ...) akzeptabel?
9. De-Mail schließt die Möglichkeit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach § 5 Absatz 3 Satz 3 De-Mail-G nicht aus. Kann sich das Bezirksamt vorstellen, ergänzend zu De-Mail eine solche Möglichkeit (z. B. PGP) den Einwohnern anzubieten?
10. Kann das Bezirksamt sich vorstellen, auch Möglichkeiten einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. PGP nach http://tools.ietf.org/html/rfc4880) anzubieten, insbesondere für Einwohner, die vertrauensvoll kommunizieren wollen, aber bspw. keine förmlichen Zustellungen mit Fristfolgen im Sinne § 5 Absatz 9 De-Mail-G benötigen?
11. Der De-Mail-Anbieter T-Systems verlangt von Behörden zwischen 27 ct und 39 ct inklusive USt je versendeter De-Mail. Bei Einschreiben kommen weitere 39 ct hinzu, als für vertrauliche De-Mails ein weiterer Aufschlag von 12 ct. Eine Absenderbestätigung kostet weitere 12ct. und für die förmliche Zustellung entstehen weitere 39ct.

11a) Mit welchen jährlichen Kosten rechnet das Bezirksamt allein für den Versand von De-Mails?

11b) Wie bewertet das Bezirksamt diese Kosten im Vergleich zu Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen ohne De-Mail (Frage 9)?

12. Mit welchen weiteren Kosten (z. B. für den Betrieb des De-Mail-Gateways) rechnet das Bezirksamt je Jahr bzw. einmalig mit der Inbetriebnahme?
13. Geht das Bezirksamt davon aus, dass diese Kosten (die ja auch Einwohner betreffen) sich negativ auf die Verbreitung und Benutzung von De-Mail auswirken werden?
14. Kann das Bezirksamt ausschließen, dass Vertragspartner (z. B. Träger von Jugendhilfeprojekten, ...) des Bezirksamtes zur Nutzung von De-Mail verpflichtet werden?
15. Wie hoch schätzt das Bezirksamt die Kosten von herkömmlichen formellen Zustellungen und welcher Teil dieser Kosten wird nach Ansicht des Bezirksamts durch Verwendung von De-Mail eingespart werden?
16. Mit welcher Akzeptanz rechnet das Bezirksamt von De-Mail bei den Einwohnern Treptow-Köpenicks?

Hierzu antwortet das Bezirksamt:

zu 1.:              Dem Bezirksamt ist nicht bekannt, mit welchen De-Mail-Anbietern das Land Berlin oder das ITDZ verhandelt.

zu 2.:              Dem Bezirksamt ist nicht bekannt, ob ein De-Mail-Gateway zum Einsatz kommen wird.

zu 3.:              Da dem Bezirksamt bisher keine Erkenntnisse zur technischen Lösung vorliegen, werden derzeit keine Überlegungen zur Integration in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur angestellt.

zu 4.:              Das Bezirksamt geht davon aus, dass De-Mail zunächst in keine technischen Prozesse, im Sinne einer Erweiterung von IT-Fachverfahren, integriert wird. Es wird jedoch organisatorische Veränderungen geben. Diese werden, je nach Einsatztiefe und               technischer Lösung, in den Ämtern und Serviceeinheiten unterschiedlich ausgeprägt sein.

zu 5.:               Das Bezirksamt kann den Schulungsaufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht einschätzen.

zu 6.:              Der im § 4 Abs. 2 Satz  3 VwZG erwähnte Zweifel über die Zustellung kann entstehen, wenn die Zustellung als Einschreiben ohne Rückschein gemäß § 4 Abs. 1 VwZG durchgeführt wird. Geschieht die Zustellung jedoch per Einschreiben mit Rückschein, so gilt gemäß § 4 Abs. 2 Satz 3 VwZG der Rückschein als Nachweis für die Zustellung. Erfolgt die Zustellung auf elektronischem Weg nach § 5 Abs. 4 VwZG i.V.m. § 5 Abs. 5 VwZG so ist diese, gemäß § 5 Abs. 6  Satz 1 VwZG, mit dem Hinweis „Zustellung gegen Empfangsbekenntnis“ einzuleiten. Gemäß § 5a Abs. 1 Satz 2 VwZG tritt an die Stelle des Empfangsbekenntnis die Abholbestätigung nach § 9 Abs. 5 DE-Mail-G. Es wäre daher nicht nachvollziehbar, wenn auf Grund dessen von der Verwendung von De-Mail Abstand genommen würde.

zu 7.:               Das Prüfen der Nachrichten auf Schadsoftware dient der Sicherheit der IT-Systeme des Empfängers. Ob und in welchem Maß die Vertraulichkeit der Kommunikation dadurch gefährdet ist, wird je nach Sicht des Betrachters unterschiedlich eingeschätzt. Dass durch diese Maßnahme erkennbar wird, dass De-Mail an sich keine vertrauliche Kommunikation vorsieht, bezweifelt das Bezirksamt. Bürgerinnen und Bürger, die De- Mail nicht vertrauen, werden voraussichtlich auch zukünftig auf klassischem Weg mit der Verwaltung kommunizieren können.

zu 8.:               Da zum jetzigen Zeitpunkt nicht abschließend geklärt ist, ob ein De-Mail-Gateway zum Einsatz kommen wird, kann die Frage nicht abschließend beantwortet werden. Grundsätzlich ist für eine derartige Beurteilung eine datenschutzrechtliche Einschätzung sinnvoll. Diese wird man jedoch nicht pauschal fällen, da für die bezirklichen Fachgebiete in unterschiedlicher Tiefe personenbezogene Daten verarbeitet werden und sich daraus abweichende Schutzbedarfe ergeben.

zu 9.:               Das Bezirksamt wird Technologien einsetzen, die sich im Einklang mit den für das Land vereinbarten IT-Lösungen befinden. Ergänzende Lösungen auf individueller Basis müssen nicht nur den rechtl. Vorgaben entsprechen sondern von Ihrem Aufwand her verhältnismäßig sein. Der Einsatz von Produkten aus der PGP-Familie (oder anderer Verschlüsselungssoftware) würde den Einsatz eines weiteren Produktes zur Erfüllung der gleichen Ziele bedeuten und einen entsprechend höheren Aufwand für Einrichtung und Betrieb darstellen. Es ist daher derzeit nicht geplant, weitere Lösungen zur Verschlüsselung anzubieten.

zu 10.: Siehe Antwort zu Frage 9.

zu 11.:(inkl. 11.a.,b.)
Dem Bezirksamt ist nicht bekannt, welcher De-Mail-Anbieter vom Land Berlin beauftragt wird. Auch ist dem Bezirksamt nicht bekannt, in welchem Umfang zukünftig die Kommunikation mit Dritten mittels De-Mail stattfinden wird. Eine Kostenschätzung zum jetzigen Zeitpunkt wäre daher nicht seriös.

zu 12.:              Die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer De-Mail-Gateway-Lösung sind dem Bezirksamt nicht bekannt.

zu 13.               Das Bezirksamt kann nicht absehen, ob sich die Kosten negativ auf die Verbreitung und Benutzung von De-Mail auswirken werden.

zu 14.: Das Bezirksamt kann nicht ausschließen, dass Dritte zukünftig im Rahmen von gesetzlichen Änderungen oder berlinweiten Anpassungen von IT-Fachverfahren verpflichtet werden, Teile der digitalen Kommunikation mittels De-Mail durchzuführen. Das Bezirksamt beabsichtigt von sich aus derzeit nicht, Dritte zur Verwendung von De-Mail zu verpflichten.

zu 15.: Das Bezirksamt hatte im Jahr 2013 Portokosten in Höhe von ca. 144 T €. Das Bezirksamt kann nicht absehen, wie sich diese Kosten in Zukunft entwickeln werden.

zu 16.:              Das Bezirksamt kann nicht einschätzen, ob De-Mail von den Bürgerinnen und Bürgern des Bezirkes akzeptiert werden wird. Grundsätzlich stellt De-Mail ein Angebot für die Bürger und Bürgerinnen dar, sicher mit der Berliner Verwaltung auf elektronischem Weg kommunizieren zu können. Die klassische Variante der postalischen Kommunikation oder der unverschlüsselten E-Mail Kommunikation wird es weiterhin geben.