Kleine Anfrage - Schr. A. 374/III  

Betr.: Zahlstellen des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf

Ich frage das Bezirksamt:

1.              Welche Zahlstellen gibt es seit wann im Bezirksamt?

              (Bitte nach Abteilungen und den dazu gehörenden Ämtern gegliedert)

2.              Wurden die Zahlstellenbestimmungen (ZBest) – Anlage zu Nr. 1.3 zu  § 79 AVLHO bei der Einrichtung beachtet?

2.1              Welche Gründe führten bei den o. g. Zahlstellen zur Einrichtung, und     besteht auch weiterhin das Erfordernis?

2.2              Welche Einnahmen wurden in den o. g. Zahlstellen in den Jahren ab 2005 erzielt (titelgenau)?

2.3              Liegen für die o. g. Zahlstellen und seit wann die erforderlichen Zustimmungen der Serviceeinheit Finanzen vor?

2.4              Wann wurden für die o. g. Zahlstellen zu bestellende Zahlstellenleiter, Zahlstellenverwalter sowie deren Vertreter bestellt?

3.              Liegt die gem. Ziff. 2.2 ZBest erforderliche Beschreibung der Aufgaben und des Verfahrens für die o. g. Zahlstellen vor? Wann wurde das erforderliche Einvernehmen mit der Serviceeinheit Finanzen erzielt?

3.1              Wird und wenn ja, in welcher der o. g. Zahlstellen Kartenzahlverfahren oder elektronische Zahlungssysteme eingesetzt?

3.2              Werden Bareinnahmen in den o. g. Zahlstellen vorgenommen? Wenn ja, in welcher Form werden diese registriert, verwaltet und nachgewiesen?

3.3              Seit wann liegt ggf. die gem. Ziff. 2.2 ZBest erforderliche Arbeitsanweisung vor?

4.              Wann wurden die o. g. Zahlstellen gem. § 78 Satz 1 LHO seit dem Jahr 2005 unvermutet geprüft?

4.1              Wurden bei diesen Prüfungen Unregelmäßigkeiten festgestellt (§ 78 Ziff. 2 AV LHO)?

4.2              Liegen die gem. § 78 Ziff. 7 AVLHO zu fertigenden Niederschriften über die erfolgten Prüfungen vor?

5.              Welche der o. g. Zahlstellen wurden seit August 2010 unvermutet geprüft?

5.1              Gab es Beanstandungen und wenn ja, welche?

5.2              Inwieweit wurden Mängel nach 5.1 zwischenzeitlich und durch welche Maßnahmen berichtigt?

Norbert Buchta

Betr.: Zahlstellen des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf

Sehr geehrter Herr Rögner-Francke,

die o.g. Schriftliche Anfrage beantworte ich wie folgt:

zu 1.              Welche Zahlstellen gibt es seit wann im Bezirksamt?

(Bitte nach Abteilungen und den dazu gehörenden Ämtern gegliedert)

Neben der Bezirkskasse gibt es 11 Zahlstellen:

zu 2.              Wurden die Zahlstellenbestimmungen (ZBest)? Anlage zu Nr. 1.3 zu § 79 AV LHO bei der Einrichtung beachtet?

Ja.

zu 2.1               Welche Gründe führten bei den o. g. Zahlstellen zur Einrichtung, und besteht auch weiterhin das Erfordernis?

Die Einrichtung einer Zahlstelle ist immer dann erforderlich, wenn die Annahme oder Leistung von Zahlungen durch die Kasse nicht zweckmäßig ist (z.B. Zug-um-Zug-Verfahren nach Nr.23.8 zu § 70 AV LHO). Dieser Grund besteht jeweils fort.

zu 2.2               Welche Einnahmen wurden in den o. g. Zahlstellen in den Jahren ab 2005 erzielt (titelgenau)?

Bei Zahlstellen mit mehreren Standorten kann nur die Summe der jeweiligen Einnahmen angegeben werden:

zu 2.3               Liegen für die o. g. Zahlstellen und seit wann die erforderlichen Zustimmungen der Serviceeinheit Finanzen vor?

Die Zustimmungen der SE Finanzen sind in der Regel mit der Einrichtung bzw. Auflösung der Zahlstellen erfolgt. Im Rahmen der aktuellen Prüfungen 2010 ist diese für die Zahlstelle des Gewerbeamtes und die Zahlstelle der Zentralbibliothek aufgrund von Standortwechseln aktualisiert worden. Die Zahlstelle des Ordnungsamtes ist formal niemals eingerichtet worden, da laut Antwort der Ordnungsamtsleitung auf regelmäßige Anfragen kein Bargeld eingenommen wurde.

zu 2.4               Wann wurden für die o. g. Zahlstellen zu bestellende Zahlstellenleiter, Zahlstellenverwalter sowie deren Vertreter bestellt?

zu 3.               Liegt die gem. Ziff. 2.2 ZBest erforderliche Beschreibung der Aufgaben und des Verfahrens für die o. g. Zahlstellen vor? Wann wurde das erforderliche Einvernehmen mit der Serviceeinheit Finanzen erzielt?

Die nach Ziff. 2.2 ZBest erforderlichen Arbeitsanweisungen der Zahlstellen liegen vor. Das Einvernehmen mit der SE Finanzen wird im Rahmen der Zahlstellenprüfungen regelmäßig neu herbeigeführt. Bezüglich der Zahlstelle des Ordnungsamtes siehe Antwort zu 2.3.

zu 3.1               Wird und wenn ja, in welcher der o. g. Zahlstellen Kartenzahlverfahren oder elektronische Zahlungssysteme eingesetzt?

zu 3.2               Werden Bareinnahmen in den o. g. Zahlstellen vorgenommen? Wenn ja, in welcher Form werden diese registriert, verwaltet und nachgewiesen?

Ja. Bezüglich der Zahlstelle des Ordnungsamtes siehe Antwort zu 2.3.

Die Registrierung, die Verwaltung sowie der Nachweis der Bareinnahmen ist vom Leiter der Zahlstelle gemäß den Zahlstellenbestimmungen (ZBest) – Anlage zu Nr. 1.3 zu § 79 AV LHO sicherzustellen und wird im Rahmen der unvermuteten Zahlstellenprüfungen kontrolliert.

zu 3.3               Seit wann liegt ggf. die gem. Ziff. 2.2 ZBest erforderliche Arbeitsanweisung vor?

Bezüglich der Zahlstelle des Ordnungsamtes siehe Antwort zu 2.3.

zu 4.               Wann wurden die o. g. Zahlstellen gem. § 78 Satz 1 LHO seit dem Jahr 2005 unvermutet geprüft?

zu 4.1               Wurden bei diesen Prüfungen Unregelmäßigkeiten festgestellt (§ 78 Ziff. 2 AV LHO)?

Nein.

zu 4.2               Liegen die gem. § 78 Ziff. 7 AV LHO zu fertigenden Niederschriften über die erfolgten Prüfungen vor?

Ja.

zu 5.               Welche der o. g. Zahlstellen wurden seit August 2010 unvermutet geprüft?

Siehe Antwort zu 4.

zu 5.1               Gab es Beanstandungen und wenn ja, welche?

Zahlstellen Stadtbibliotheken gesamt:

Die ordnungsgemäß vorzunehmenden formale Bestellungen der Mitarbeiter zum Leiter, Verwalter konnte in der Prüfung nicht nachgewiesen werden (Nr. 1.4.1 AV Anlage § 79 LHO). Es wurde festgestellt, dass im Rahmen der Kassiertätigkeiten im Tresenbereich an den zwei Registriermaschinen während der Geschäftszeiten durch den Schichtbetrieb immer mehr als eine Person zugriff auf die Kassenladen und den Gesamtgeldbestand haben. Nach Abrechnung des Tagesabschlusses ist bei Feststellung eines eventuellen Überschusses/Fehlbetrages nicht nachvollziehbar, wer für diesen Betrag verantwortlich ist. Dieser Umgang mit Bargeld, auch wenn er der Ablauforganisation geschuldet ist, kann im Hinblick auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers seinen Bediensteten gegenüber nicht hingenommen werden und ist durch geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen zum Schutz der Bediensteten im Hinblick auf eventuelle Regressforderungen neu zu organisieren.

Zahlstelle Stadtbibliothek Standort Lankwitz:

Keine weiteren Beanstandungen

Zahlstelle Stadtbibliothek Standort IDB Steglitz:

Es wurde festgestellt, dass die Monatsabschlüsse für Juli und August 2010 im Kassenbuch der Zahlstellenverwaltung nicht fortgeschrieben und nicht durch die Zahlstellenverwalterin und den Zahlstellenleiter bescheinigt wurden. Die derzeitige Aufbewahrung der Kassenladen wurde als verbesserungsfähig festgestellt.

Zahlstelle Stadtbibliothek Standort GBB Zehlendorf:

Die derzeitige Aufbewahrung der Kassenladen wurde als verbesserungsfähig festgestellt.

Zahlstelle Volkshochschule Standort Zehlendorf:

Keine Beanstandungen

Zahlstelle Volkshochschule Standort Lichterfelde:

Keine Beanstandungen

Zahlstelle Gewerbeamt:

Keine Beanstandungen

zu 5.2               Inwieweit wurden Mängel nach 5.1 zwischenzeitlich und durch welche Maßnahmen berichtigt?

Den Zahlstellen der Bibliotheken wurde aufgegeben, die formalen Bestellungen zum Leiter und Verwalter umgehend nachzuholen. Der Einsatz von getrennt geführten Geldkassetten je Kassierer in den Bibliotheken wird für erforderlich gehalten, um die Anforderungen der vorgeschriebenen Aufbewahrung gemäß Nr. 7.12 der Kassensicherheitsbestimmungen und den Schutz der Bediensteten zu gewährleisten. In der Zahlstelle Stadtbibliothek Standort IDB Steglitz wurden zwischenzeitlich die Monatsabschlüsse für Juli und August 2010 im Kassenbuch der Zahlstellenverwaltung fortgeschrieben und durch die Zahlstellenverwalterin und den Zahlstellenleiter bescheinigt. Im Zusammenhang mit der Überarbeitung der Arbeitsanweisung für die Zahlstellen der Bibliotheken und der VHS wurde den Zahlstellenleitern aufgegeben, auch die Aushänge über die mit der Gelderhebung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu aktualisieren.

Mit freundlichen Grüßen

Norbert Kopp

Bezirksbürgermeister