Beteiligung findet auf vier verschiedenen Stufen statt und reicht von der reinen Information über die Konsultation bis hin zur Mitwirkung in Entscheidungsprozessen:
Information: Die Bürger:innen erhalten im Zuge dieser Stufe relevante Fakten und Details über ein geplantes Vorhaben und haben die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.
Mitwirken (Konsultation): Die Bürger:innen werden aktiv aufgefordert, ihre Sichtweisen, Vorschläge und Bedenken zu äußern. Ziel ist es, die Perspektiven der Bürger:innen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Mitentscheiden: In dieser Stufe werden gemeinsame Konzepte und Lösungen erarbeitet. Geht es beispielsweise um Bauvorhaben, werden gemeinsam Varianten entworfen sowie Ideen für die Gestaltung öffentlicher Bereiche (Plätze, Straßen, Grünanlagen, Spielplätze) und Gemeinschaftseinrichtungen entwickelt. Die Resultate spielen eine wichtige Rolle bei der finalen Entscheidung des Bauherrns über die realisierbare Variante.
Entscheiden: Hier werden Bürger:innen konkret in Entscheidungsprozesse zum Vorhaben einbezogen, beispielsweise durch die die Bildung eines Beteiligungsgremiums, das Bürger:innen ebenso wie weitere relevante Akteur:innen umfasst. Die Prozessverantwortung aller Beteiligten erstreckt sich dabei über einen längeren Zeitraum; alle auf dieser Stufe getroffenen Entscheidungen sind für die Projektverantwortlichen verbindlich.