LoGo! Europe: Cassandra Wegner berichtet aus Amsterdam

In der Abteilung Schule, Sport, Weiterbildung und Kultur des Bezirksamts ist Cassandra Wegner mit Haushaltsfragen betraut. Im November 2023 hospitiert sie für vier Wochen in der Verwaltung der Hauptstadt der Niederlande, um sich über die diesbezügliche Herangehensweise der dortigen Kolleginnen und Kollegen zu informieren. Hier ihr Bericht:

Prolog

Bahnhof von Hillegom

Es sollte meine erste Reise nach Amsterdam werden, weswegen die Vorfreude und die Nervosität höher als üblich waren. Ich entschied mich dazu, mit der Bahn anzureisen. Nach 8 Stunden Fahrt mit Verspätung der Deutschen Bahn komme ich in Amsterdam an und nehme kurz darauf den nächsten Regio nach Hillegom, wo ich die nächsten 4 Wochen wohnen werde. Hillegom ist eine Gemeinde in Südholland und ca. 1 Stunde mit dem Zug von Amsterdam entfernt. Hier sollte mein erster Tag in den Niederlanden zu Ende gehen.

1. Woche

Großraumbüro in Amsterdam-Nord

Mein erster Tag beginnt mit einer herzlichen Begrüßung und einer warmen Tasse Kaffee von Erik. Erik sollte mein Koordinator für diese Woche sein. Er arbeitet seit über 40 Jahren in der Stadtverwaltung Amsterdams und hat somit ein enormes Wissen. Seine Hauptaufgaben liegen sowohl in der Kosten-Leistungsrechnung als auch darin, seine Kollegen bei Problemen mit dem Rechnungssystem zu unterstützen. Wir haben damit angefangen, dass Erik mir einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben von der Gemeinde Amsterdam erläutert. Später am Tag haben wir uns über die Schulsysteme in den Niederlanden und in Deutschland ausgetauscht und die ersten Unterschiede als auch die ersten Gemeinsamkeiten festgestellt.
In dem Großraumbüro fiel mir sofort auf, dass alles sehr schlicht und einfach gehalten wurde. Erik erzählte mir, dass die Gemeinde die Clean-Desk-Methode anwendet. Jeder Mitarbeiter muss den Schreibtisch sauber und ordentlich halten, damit auch ein anderer Kollege sich dort hinsetzen und ungestört arbeiten kann. Trotz des Großraumbüros waren viele Plätze nicht belegt, denn in Amsterdam wird sehr viel im Homeoffice gearbeitet.

An meinem zweiten Tag sind wir das Organigramm der Gemeinde durchgegangen und dabei auf die verschiedenen Abteilungen und ihre Aufgaben eingegangen. Erik erzählte mir von einem Projekt, welches in der Nähe von unserem Büro anfangen sollte. Das Projekt dient zur Verbesserung der Lebensumstände in Amsterdam-Nord. Ich sollte diese Woche komplett im Verwaltungsgebäude Amsterdam-Nord verbringen. Amsterdam-Nord ist eher ein Industriegebiet. Nach der Erläuterung des Projekts haben Erik und ich uns auf den Weg gemacht, um die Gegend zu erkunden, die verbessert werden sollte.

Am Mittwoch führte mich Erik in das Rechnungssystem JP Edwards ein. Dieses System wird sowohl für die Ausgaben als auch für die Einnahmen der Gemeinde verwendet. Rechnungen gehen entweder als PDF per E-Mail oder durch ein “Portal” ein. Die “Portale” sind für Firmen, die nicht die Möglichkeit haben, ihre Rechnungen in PDF umzuwandeln oder nicht ihre E-Mail-Adresse verwenden möchten. Nachdem die Rechnungen bei der Gemeinde eingegangen sind, zieht das Programm JP Edwards alle benötigten Informationen aus der Rechnung raus und fügt diese in eine selbst erstellte Faktura (Rechnung) des Systems ein. Ein Mitarbeiter muss dann anhand der gegebenen Informationen die Freigabe nur noch bestätigen. Eigentlich benutzt die Gemeinde das System JP Edwards nicht mehr, da es veraltet ist. Das neue System SAP ist jedoch noch nicht für alle Abteilungen vollumfänglich zuständig, da die notwendigen Informationen immer noch übertragen werden müssen.

An meinem letzten Arbeitstag in dieser Woche hat mir Erik weiterhin das Programm JP Edwards erklärt. Wir haben uns dann über die Anfänge der Digitalisierung in Amsterdam und die damit verbundenen Probleme und Schwierigkeiten unterhalten. Erik war auch interessiert daran zu erfahren, wie unser Rechnungssystem ProFiskal in Berlin funktioniert. Als ich ihm erzählte, dass wir weitestgehend noch alles manuell eingeben und das System die Informationen nicht sofort übernimmt, hat ihn das an seine alten Zeiten von damals erinnert. Die Berliner Digitalisierung hat somit noch einen langen Weg vor sich. Meinen Freitag verbrachte ich im Homeoffice mit dem Durchlesen der _Jaaresverlag 2022_ (Jahresbericht 2022) sowie der Sortierung meiner Unterlagen und Notizen für die kommende Woche.

2. Woche

Meine 2. Woche sollte wieder in Amsterdam-Nord bei Erik starten. Wir haben uns heute mit dem Programm TOPdesk beschäftigt. Mithilfe dieses Programms können Kollegen untereinander Anfragen in Form von sogenannten Tickets schicken, wenn sie Fragen oder Anliegen haben. Erik kümmert sich überwiegend um die Anliegen für die Kosten-Leistungsrechnung. Erik hat mir mithilfe einer Anfrage über TOPdesk erklärt, wie einzelne _Kostenplaats_ (Kostenträger) verstärkt werden können und was dabei zu beachten ist.

Am Dienstag haben wir uns weiterhin mit TOPdesk und den verschiedenen Anfragen der Kolleginnen und Kollegen der Gemeinde Amsterdam beschäftigt. Später am Tag hat mir Erik verschiedene Projekte der Gemeinde Amsterdam mithilfe des _Projectenportfolio_ 2022-2026 erläutert und in dem Programm JPEdwards aufgezeigt. Zum Schluss des Tages hatten wir ein Online-Meeting mit Abir. Sie ist zuständig für die _Kostenplaats_ der Mittagessen der Schulen. Ihr Anliegen bestand auch aus der Frage, ob einzelne _Kostenplaats_ verstärkt werden können und wenn ja wie.

Am Mittwoch ging es für mich zum ersten Mal, seitdem ich hier in Amsterdam bin, zur _Stopera_. Die _Stopera_ ist das Rathaus der Gemeinde Amsterdam. Sie wird als _Stopera_ bezeichnet, da das Gebäude zu einer Hälfte aus dem Rathaus und zur anderen Hälfte aus der Oper besteht. Bevor es aber so weit war, führte mich Erik durch das asiatische Viertel und das ehemalige jüdische Viertel von Amsterdam. Seit zwei Jahren steht im ehemaligen jüdischen Viertel ein Holocaust-Denkmal für die Jüdinnen und Juden, die während des Zweiten Weltkriegs von den Niederlanden aus deportiert wurden. Erik erzählte mir viel über die Geschichte des ehemaligen jüdischen Viertels und dass es heute eher ein Viertel für reiche Leute ist.

  • Die Stopera der Gemeinde Amsterdam

    Die Stopera der Gemeinde Amsterdam

  • Holocaust Namenmonument

    Holocaust Namenmonument

Nachdem wir in der _Stopera_ angekommen sind, durfte ich sogleich Netty kennenlernen. Netty und ich hatten bisher nur Kontakt per E-Mail. Sie war meine Organisatorin für dieses Praktikum und hat mir auch den Kontakt zu Erik vermittelt. Wir verabredeten uns alle für nächste Woche Mittwoch. Da unser Besuch sehr spontan war und Netty nicht wusste, dass wir kamen, hatte sie leider nicht sehr viel Zeit für uns.

Mein Donnerstag sollte gleich mit einem Meeting zur Landesentwicklung mit Erik und ein paar anderen Kollegen starten. Erik erklärte mir im Anschluss an das Meeting, dass immer mehr kleine Städte sich größeren Gemeinden anschließen, um besondere Vorteile daraus zu ziehen, wie unter anderem mehr Gelder zu bekommen. Die fünf größten Gemeinden in den Niederlanden sind derzeit Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht und Eindhoven. Später sind wir nochmal auf die Investitionen der Gemeinde eingegangen. Erik bezog sich vor allem auf die Investitionen der Schulgebäude aus dem Jahr 2022.

3. Woche

Stopera von innen

Meine dritte Woche sollte sehr hektisch starten. Kurz nachdem ich in Amsterdam-Nord angekommen bin, haben mir Erik und Arjan mitgeteilt, dass wir uns mit dem Fahrrad gleich auf den Weg zur _Stopera_ machen müssen, da es eine kurzfristige Änderung zu einem wichtigen Meeting gab. In dem Meeting sollte es um die Finanzierungen der einzelnen Abteilungen gehen. Wir drei haben uns dann jeweils ein Fahrrad geschnappt und sind zur _Stopera_ rübergefahren. Wir kamen dann pünktlich zur Mittagspause an und haben somit den ersten Teil des Meetings komplett verpasst. Im zweiten Teil des Meetings wurden dann nur Beispiel-Investitionen des Reichs für die Gemeinde Amsterdam besprochen. Nachdem wir uns wieder auf den Rückweg gemacht haben und in Amsterdam-Nord angekommen sind, haben Erik und ich uns die Investitionsprojekte des letzten Jahres im Programm AMI (_Amsterdam Management Informatie_) angesehen.

Am Dienstag haben wir uns weiter die Investitionsprojekte von letztem und diesem Jahr speziell für die Schulgebäude angesehen. Uns ist dabei aufgefallen, dass viele Projekte eine Hauptnummer haben und dann unterteilt wurden in kleinere Projekte. Für uns beide war nicht sofort ersichtlich, wofür die Unterprojekte gedacht sind und warum diese aufgeführt wurden. Erst durch das Programm JP Edwards konnten wir bei einigen Unterprojekten herausfinden, worin das Geld investiert wurde. In den Hauptnummern wurde auch dazu nichts vermerkt, sondern nur, welches Schulgebäude es betrifft und wie viel es kosten wird. Wir haben uns die Investitionen angeschaut, da wir morgen in der _Stopera_ eine Verabredung mit der Abteilung _Onderwijs_ (Bildung) hatten und mir die Kollegen einen Einblick in ihre Arbeit geben sollten. Erik wollte zudem die Chance nutzen und sie darauf hinweisen, dass es für Außenstehende sehr schwer zu verstehen ist, wie die einzelnen Projekte finanziert und ausgeführt werden.

Am Mittwoch trafen Erik und ich uns direkt vor der _Stopera_. Heute war generell ein wichtiger Tag in den Niederlanden, denn es fanden die Parlamentswahlen statt. Erik erzählte mir bis zu unserem geplanten Meeting Fakten über die einzelnen Parteien und welche Partei wahrscheinlich gewinnen wird. Da ein Großteil leider nicht zu dem anstehenden Meeting erschienen ist, konnten Griseldis, Netty und ich uns leider nur eine Stunde unterhalten. Griseldis hat mir erzählt, dass sie Controllerin für die Schulgebäude ist.
Griseldis ist gebürtige Deutsche und lebt seit 2006 in den Niederlanden. Wir haben uns während des Gesprächs auch viel über Berlin ausgetauscht, da Griseldis eine Zeitlang in Berlin gelebt hat, bevor sie ausgewandert ist. Nach dem Meeting und nachdem Erik von den Wahlen wieder da war, haben wir einen neuen Termin für die nächste Woche vereinbart, damit wir uns noch besser austauschen können. Erik und ich haben uns dann noch etwas mit den aktiven Kosten der Schulgebäude auseinandergesetzt.

Am Donnerstag war das Hauptthema im Büro das Ergebnis der Parlamentswahlen. Für viele war es doch überraschend, dass die PVV gewonnen hat und alle waren jetzt gespannt, mit welcher anderen Partei sie sich zusammenschließen wird. Erik erklärte mir die möglichen Koalitionen, die im Parlament entstehen könnten.
Erik und ich haben uns danach mit den neuen Anfragen von TOPdesk beschäftigt, die sich über die Woche angesammelt haben. Die meisten Anfragen beschäftigten sich damit, neue _Kostenplaats_ freizustellen, damit Korrektionsbuchungen vorgenommen werden können.

Anne-Frank-Haus von außen

Meine Pläne für das Wochenende sind unter anderem, das Anne-Frank-Haus zu besichtigen, da mir Erik davon erzählt hatte, dass er es am Mittwoch kostenlos besichtigen durfte, als er dort wählen war. Des Weiteren werde ich mir am Wochenende das Van-Gogh-Museum angucken und ein paar Souvenirs shoppen gehen.

4. Woche

Amsterdam Centraal

Meine letzte Woche in Amsterdam sollte da enden, wo sie angefangen hat, in Amsterdam-Nord. Erik und ich haben uns heute den _Jaarverslag 2024_ angeguckt. Der _Jaarverslag_ ist der Jahresbericht für das Jahr 2024. In ihm werden alle geplanten Einnahmen und Ausgaben aufgeführt, die für das Jahr 2024 erwartet werden. Später hat mich Erik über das Projekt Oranje Loper aufgeklärt. Das Oranje Loper ist ein Projekt der Gemeinde Amsterdam, welches die Verbindung von _Amsterdam Centraal_ (Amsterdamer Hauptbahnhof) zum _Mercatorplein_ in Amsterdam-West neugestalten soll.

Am nächsten Tag haben wir mit einem Kollegen sein 40-jähriges Dienstjubiläum gefeiert. Nach der Dienstfeier haben wir uns mit den Änderungen der MIP-Strukturen beschäftigt. Die MIP-Strukturen sind Zusammensetzungen von verschiedenen Informationen wie zum Beispiel welcher Betrag für eine Investition vorgesehen ist. Die MIP-Struktur soll später in dem neuen System SAP verwendet werden.

Am Mittwoch war mein letzter Tag in der _Stopera_. Wir haben gleich mit einem Meeting mit Adriana und Tim von der Abteilung _Onderwijs_ (Bildung) angefangen. Wir haben sie darüber in Kenntnis gesetzt, dass uns bei unseren Recherchen aufgefallen ist, dass bei vielen Investitionen, vor allem in Schulgebäude, nicht klar erkenntlich ist, wofür investiert wird bzw. ob die finanziellen Mittel ausreichen. Hinzu kommt, dass viele Projekte als ein Hauptprojekt im System JP Edwards aufgeführt werden und später viele Unterprojekte dazukommen. Der ganze Vorgang wird dadurch sehr unübersichtlich.
Nach diesem Meeting sind wir gleich weiter zum nächsten Meeting mit Griseldis, um auch ihr von unseren Erkenntnissen zu berichten. Alle haben uns zugestimmt und bestätigt, dass auch sie die Aufstellungen im System sehr unübersichtlich finden. Wir haben über mögliche Änderungen bzw. Verbesserungen gesprochen.

Auch mein letzter Tag im Praktikum sollte wieder mit einem Meeting starten. In dem Meeting ging es um den Wechsel des Systems JP Edward zu SAP. Es wurden erste Änderungen und Fehler, die gefunden wurden, besprochen. Danach haben Erik und ich uns nochmal mit dem Projekt Orange Loper und den veranschlagten Ausgaben der kommenden Jahre für dieses Projekt beschäftigt. Bis es zu meinem letzten Termin heute kommen sollte. Wir hatten noch ein Meeting mit Abir, in dem es darum ging, ob man für bestimmte Kostenstellen wie zum Beispiel Büromaterialien oder Blumen eine Freigrenze einrichtet, und wenn ja, wie hoch und für welche Produkte. Derzeit muss jede einzelne Ausgabe und Bestellung von einem Vorgesetzten getätigt und von einer anderen Abteilung bestätigt werden. Dies ist ein enormer Arbeitsaufwand.

Aussicht von der NDSM-Werft

Am Freitag werde ich ein letztes Mal noch etwas durch Amsterdam schlendern, bevor es für mich am Samstag zurück nach Deutschland geht. Ich habe viel erlebt und viel an Wissen mitnehmen können. Ich durfte mir anschauen, wie eine nahezu papierlose Verwaltung funktioniert und sehe auch die Möglichkeiten für Berlin, dies eines Tages umzusetzen. Mit etwas Hilfe von unseren Nachbarn könnte dieses Ziel vielleicht schneller erreicht werden als man denkt.

Was habe ich mitgenommen?

Während meines Aufenthalts in Amsterdam habe ich einen umfangreichen Einblick in das System JP Edwards bekommen. Die Vorgehensweise und Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen unterscheidet sich grundsätzlich von dem, was ich von meiner Arbeitsgruppe kannte.

Meine Kollegen in Amsterdam waren sehr interessiert daran zu erfahren, ob wir auch schon digital arbeiten oder ob es für mich einen großen Unterschied macht. Bei einer heißen Tasse Kaffee habe ich dann meine Amsterdamer Kollegen darüber aufgeklärt, dass sie aus digitaler Sicht viel weiter und fortschrittlicher sind als wir. Ich habe dann immer in schockierte Gesichter geschaut, wenn ich das erzählt habe, denn sie konnten nicht verstehen, warum wir nicht digital fortschrittlicher sind.

So schön und vorteilhaft die Digitalisierung ist, so hat sie auch ihre negativen Eigenheiten. Mir ist aufgefallen, dass wir sehr oft Kollegen nicht antreffen konnten, da sie im Homeoffice gearbeitet haben. Dadurch war es für uns sehr schwer, Fragen oder Anliegen, die uns beschäftigt haben, zu beantworten. Wir waren deswegen oft auf unsere eigenen Recherchen angewiesen. Auch Termine für Besprechungen waren oft schwer zu vereinbaren, da viele Kollegen erst ein paar Tage später darauf reagiert haben. Nichtsdestotrotz habe ich auch positive Aspekte in der Digitalisierung erkannt. Die Flexibilisierung für die Arbeitnehmer in Amsterdam ist für viele sehr vorteilhaft. Mir wurde oft gesagt, dass viele die Homeoffice-Tage nutzen, um sich nebenbei um ihre Kinder kümmern zu können. Hinzu kommt, dass den Mitarbeitern sehr viel Vertrauen geschenkt wurde. Ich habe in meiner Zeit hier nicht mitbekommen, dass dieses Vertrauen ausgenutzt wurde. Alle Aufgaben wurden immer erledigt und das auch rechtzeitig.

Das Praktikum in Amsterdam hat mich in meinen Erkenntnissen weitergebracht. Ich konnte mein Wissen zur Digitalisierung und der E-Akte erweitern und habe nette Kolleginnen und Kollegen kennenlernen dürfen. Ich hoffe, dass der Kontakt zwischen unseren Verwaltungen bestehen bleiben kann und wir vielleicht mit etwas Hilfe von unseren Nachbarn die Digitalisierung erfolgreich umsetzen können.